在宅勤務実施率約93.6%を実現した独自のビジネスコミュニケーションツールとは？

　情報セキュリティメーカーのデジタルアーツ株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：道具　登志夫、以下 デジタルアーツ、証券コード2326）は、自社開発のチャット・オンライン会議システム「Desk@Cloud」の社内事例を公開したことを発表します。

   
　チャット・オンライン会議システム「Desk@Cloud」は、2020年10月1日より提供しております。デジタルアーツでは、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、2020年4月より原則在宅勤務を実施しています。この中でセキュリティ対策とビジネスコミュニケーション活性化を両立させ業務効率化を支援していくツールを自社開発したい、との想いが強まり、独自のビジネスコミュニケーションツールを開発しました。

　「Desk@Cloud」は、社内外のコミュニケーションを簡易に、対面に近い形でこまめに実施できることを考えたツールです。社内の簡単な会話から迅速な意思決定までが可能となるよう、多彩なテキストチャット機能と簡易にオンライン会議が実施できる仕組みとなっております。

　デジタルアーツでは、社内コミュニケーションを「Desk@Cloud」に一本化し、これを活用したコミュニケーションを活性化することで、2021年4月1日時点で在宅勤務実施率約93.6%を達成しております。

  ☑　1対1の会話から最大50人でのオンライン会議も、シンプルなUI（ユーザーインターフェイス）で誰でもスムーズに開催可能。デスクトップやファイル共有、ホワイトボード機能、バーチャル背景、背景ぼかしも利用できる。

☑　 1対1からグループルームまで、さまざまなメンバーとのチャットが可能。多彩な検索機能やブックマーク、未読・既読の閲覧ステータスも瞬時に確認でき、チャットルームではファイル添付やファイル保存もできる。

☑　セキュリティメーカーならではのセキュアなチャット・オンライン会議システムを提供。誤送信防止機能や削除機能、ファイル暗号化・追跡ソリューション「FinalCode」連携、IPアドレス制限など、お客様に寄り添ったセキュリティ機能を提供。


コミュニケーションインフラとして活用する「Desk@Cloud」の社内事例を公開

　在宅勤務スタート時に大きな課題となったのが社内コミュニケーション機会の減少でした。このため、デジタルアーツでは、【「Desk@Cloud」を活用してコミュニケーションを積極的に取ること】が社員に通達されました。業務上のやり取りをスピーディーに行うだけでなく、社員同士がコミュニケーションの機会を意識して創出し、社員に孤立感を感じさせないことが、在宅勤務下の業務で重要と考えたためです。これにより、デジタルアーツ社員の多くは、在宅勤務の最も大きな課題とされるコミュニケーションに弊害を感じることなく活動を行っております。

　この中で、特に「Desk@Cloud」を活用し、効果的であった事例を公開しました。全国7拠点・約90名の営業部員のプロジェクト管理や社内コミュニケーションを行う営業部と、初のフルオンラインによる新入社員研修を行った人事課の事例です。

（1）営業部：社内コミュニケーションのハードルが下がり、簡易なやり取りがスムーズに

　営業活動におけるコミュニケーションには、社外のお客様との商談や打ち合わせと、社内の部内・各部署とのコミュニケーションの主に二つあり、これらをどうするのかといった漠然とした不安がある中、「Desk＠Cloud」の活用を始めました。それまでは本社と拠点間、拠点同士の会議の場合は、社内で一つしかないテレビ会議システムを予約して使うなどさまざまな制約がありました。

　現在、社内ではまず朝と夕の1日2回、各課・営業所内の業務報告・進捗などを話し合うミーティング（朝礼＆夕礼）に「Desk@Cloud」を活用しています。さらに、個別の案件について担当のSEを入れてのミーティング、さらに開発部やマーケティング部など他部署とのミーティングが入れば、1日で数回行うことになります。これに社外のお客様との商談が加わります。

　従来は小さな会議でも、会議室予約や時間確保など準備に時間がかかりましたが、「Desk@Cloud」があると「ちょっと今お時間いいですか」「いいよ」といったやり取りから、資料共有しながら相談をする、といったことが簡単になりました。スマホでもチャットを見ることができるので、社内コミュニケーションのハードルが下がりました。「Desk@Cloud」だと「相談したい」「資料見ておいて」、といったやり取りがすごくスムーズになります。また、案件ベースでグループが作れるため、チャットの文面や共有したファイルなどやり取りや資料が全て記録として残っており、過去の経緯を探しやすいです。営業だけがお客様先を訪問して、SEはオンライン会議で繋いで、管理画面を共有しながら説明・営業が補足、とスムーズに活用できています。

（2）人事課：在宅勤務下で初のフルオンライン研修　オンラインだからこそアウトプットを意識したカリキュラムに軌道修正

　これまで新入社員の研修は対面が主流でしたが、2020年度は急きょオンラインで実施しなければなりませんでした。このため、オンライン研修だからこそ、アウトプットを意識したカリキュラムに軌道修正しました。

　オンライン研修の最大のメリットは、グループワークを活性化でき、参加者の自主性が引き出せる点です。講義を受けたら終わりではなく、チームごとに話し合い、わからないことはその場でインターネット検索し、内容を資料にまとめて、他のメンバーにプレゼンするということを繰り返しました。この際、リアルだと会話がメインになるところ、オンラインだと会話とチャットの両方が使えるため、コミュニケーションが活性化しました。またオンラインの方がこれらの作業を速やかに行うことができるため、プレゼンの完成度が上がり、参加者のアクションが加速化する、ということを発見しました。「Desk@Cloud」は誰でもチャットルームを作れるので、新入社員が自主的にグループを作って課題に取り組むようにもなりました。

　また、講師は「Desk@Cloud」の画面共有を使って指摘ポイントを示しながらフィードバックをするなど、オンライン会議ならではの指導ができ、対面の研修よりも効率良く進めることができました。対面よりもチャットの方が質問しやすいようで、全体的なレスポンスは増えました。さらに、対面だと講師と新入社員のコミュニケーションは一方向になりやすいですが、オンラインだとレスポンスを得やすく、新入社員同士のやり取りも観察できるので、フォローがしやすくなりました。

　人事にとっては、質疑応答の内容などリアルタイムの研修が「Desk@Cloud」の記録に残っており、新入社員の入社から1年間の情報が蓄積されるため、次年度の準備に役立っています。チャットルームのやり取り・経過で成長も見ることができ、ナレッジとして共有しやすいものになっています。

　このように、従来の集合研修だと資料の範囲で済んでしまうほか、リアルの講義でも限定的だったアクションがオンラインだと多様になり、新入社員のアウトプットの精度が上がりました。これは、チャットルームから即座にオンライン会議が行える「Desk@Cloud」の機能を生かした研修のメリットです。